O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE JAGUARÉ, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO. Faço saber que a Câmara Municipal de Jaguaré aprovou e eu sanciono a seguinte Lei:
Seção I
Dos Arquivos Públicos
Art. 1º Entende-se por arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos, autarquias, fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos e organização sociais, no exercício de suas funções e atividades.
Art. 2º A Câmara Municipal de Jaguaré garantirá acesso aos documentos de arquivos, nos termos da legislação vigente.
Seção II
Dos Documentos de arquivo
Art. 3º São documentos de arquivo todos os registros de informação, em qualquer suporte inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades referidos no artigo 1º deste decreto.
Art. 4º Os documentos de arquivo são identificados como correntes intermediários e permanentes, na seguinte conformidade:
I – consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto ás unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados;
II – consideram-se documentos intermediários aqueles em uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivo, ou na Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do Arquivo da Câmara;
III – consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 5º Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observadas os seguintes critérios:
I – são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo, ou na Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do Arquivo da Câmara, podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública Municipal;
II – são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por força das informações nelas contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
Seção III
Da Gestão de Documentos de Arquivo
Art. 6º Cabe a Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivos a consecução de suas finalidades, propor, orientar e implementar alterações na política de gestão de documentos.
Parágrafo único. Compete a Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivos analisar a vantagem para aderir ao acordo de cooperação a custodiar o acervo de valor permanente ou histórico produzido e acumulado pela Câmara de Vereadores.
Art. 7º Consideram-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.
Parágrafo único. É dever do órgão da Câmara Municipal a gestão de documentos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.
Art. 8º São instrumentos básicos da gestão de documentos os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Parágrafo único. Os critérios para a elaboração, padronização e atualização da referencia numérica indicativa dos órgãos produtores dos códigos de classificação de documentos da Administração Direta, serão definidos pela Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivos podendo ser por meio de Instrução Normativa ou outro ato que entenda pertinente.
Seção IV
Dos Planos de Classificação de Documentos
Art. 9º O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.
Parágrafo único. Entende-se por classificação de documentos a sequencia das operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.
Art. 10 Os Planos de Classificação de Documentos da atividade-meio e das atividades-fim dos órgãos da Administração Pública deverão apresentar os códigos de classificação das séries documentais com a indicação dos órgãos produtores, das funções, subfunções e atividades responsáveis por sua produção ou acumulação.
Art. 11 Série documental é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação.
Art. 12 O código de classificação da série documental é a referencia que a associa ao seu contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de informação:
I – órgão produtor;
II – função;
III – subfunção;
IV – atividade;
V – série documental.
Art. 13 O órgão produtor é a instituição ou entidade juridicamente constituída e organizada responsável pela execução de funções do estado.
Art. 14 Considera-se função o conjunto de atividades que a Câmara exerce para a consecução de seus objetivos, que pode ser identificada como:
I - direta ou essencial, quando corresponde às razões pelas quais foram criados os diferentes órgãos, entidades ou empresas, caracterizando as áreas específicas nas quais atuam;
II - indireta ou auxiliar, quando é a que possibilita a infraestrutura administrativa necessária ao desempenho concreto e eficaz de função essencial.
Parágrafo único. As funções indiretas ou auxiliares na Câmara Municipal são:
I - organização administrativa;
II - comunicação institucional;
III - gestão de recursos humanos;
IV - gestão de bens materiais e patrimoniais;
V - gestão orçamentária e financeira;
VI - gestão de documentos e informações; e
VII - gestão de atividades complementares.
Art. 15 Considera-se subfunção o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função.
Art. 16 Considera-se como atividade a ação, o encargo ou o serviço decorrente do exercício de uma função, que pode ser identificada como:
I - atividade-meio, quando se refere à ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório;
II - atividade-fim, quando se refere à ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.
Art. 17 Caberá a Administração Geral da Câmara Municipal elaborar e atualizar o Plano de Classificação de Documentos relativos às suas atividades-fim, os quais deverá ser aprovado pelo Presidente da Câmara Municipal e ou pelo Diretor Geral.
Seção V
Das Tabelas de Temporalidade de Documentos
Art. 18 A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
Parágrafo único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Art. 19 As Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividade-meio e das atividades-fim dos órgãos da Câmara Municipal deverão indicar os órgãos produtores, as séries documentais, os prazos de guarda e a destinação dos documentos, bem como sua fundamentação jurídica ou administrativa, quando houver.
§ 1º Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu encaminhamento.
§ 2º Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente.
§ 3º Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histórico, probatório e informativo.
§ 4º Para cada série documental mencionada nas Tabelas de Temporalidade de Documentos deverão ser registrados, a título de observações, os atos legais e as razões de natureza administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos ou ainda informações relevantes sobre a produção, guarda ou conteúdo do documento.
Art. 20 Para cada série documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos lugares indicados, a saber:
I - unidade produtora: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido;
II - unidade com atribuições de arquivo de cada Secretaria: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer na unidade com atribuições de arquivo de cada Secretaria cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais.
Parágrafo único. Esgotada a vigência do documento, fica autorizada a sua eliminação, desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo de cada Secretaria.
Art. 21 Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda na unidade produtora ou na unidade com atribuições de arquivo de cada Secretaria são os seguintes:
I - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.
II - prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente.
II - prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente
Art. 22 Caberá ao órgão da Administração Geral da Câmara Municipal elaborar e atualizar as Tabelas de Temporalidade de Documentos relativas às suas atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas pelo Presidente da Câmara Municipal e ou pelo Diretor Geral, antes de sua oficialização.
Seção VI
Da Eliminação de Documentos e Guarda Temporária
Art. 23 A eliminação de documentos nos órgãos da Câmara Municipal de Jaguaré é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pela respectiva Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos neste decreto.
Art. 24 Toda e qualquer eliminação de documentos públicos será determinado pela Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio, ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-fim dos órgãos da Administração Geral da Câmara Municipal, será realizada mediante autorização do Presidente da Câmara Municipal, através de ato normativo ou instrutivo.
Art. 25 O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de "Relação de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do Anexo I, que faz parte integrante deste decreto.
Parágrafo único. O órgão da Administração Geral da Câmara Municipal, que ainda não oficializar sua Tabela de Temporalidade de Documento - atividades-fim e pretendam proceder à eliminação destes documentos, deverão encaminhar a respectiva Relação de Eliminação de Documentos a Comissão de Arquivo da Câmara, para aprovação.
Art. 26 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, em decorrência da aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos, publicara no Diário Oficial dos Municípios e/ou Diário Oficial do Estado os "Editais de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do Anexo II, que faz parte integrante desta Lei.
§ 1º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados e sobre o órgão por eles responsável.
§ 2º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.
Art. 27 O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do "Termo de Eliminação de Documentos", preenchido conforme modelo constante do Anexo III, que faz parte integrante desta Lei.
Parágrafo único. Uma cópia de cada "Termo de Eliminação de Documentos"será encaminhada a Comissão de Arquivo da Câmara para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.
Art. 28 Dos documentos destinados à eliminação serão selecionadas amostragens para guarda permanente.
Parágrafo único. Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos e quantitativos.
Art. 29 A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica dos suportes de registro das informações.
Parágrafo único. Os documentos em suporte-papel serão doados nos termos da legislação vigente.
Seção VII
Da Guarda Permanente de Documentos
Art. 30 São considerados documentos de guarda permanente:
I - os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que serão definitivamente preservados;
II - os de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social, nos termos da lei municipal;
Art. 31 Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados pelo próprio órgão produtor ou recolhidos ao Arquivo do Município.
Parágrafo único. Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou recolhidos, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle.
Art. 32 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.
Seção VIII
Da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo
Art. 33 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é de ordem permanente e multidisciplinares nomeado a cada dois anos pelo Presidente da Câmara Municipal de Jaguaré, ES.
§ 1º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, será composta preferencialmente por servidores efetivos.
§ 2° A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é responsável pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Art. 34 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo fará aplicar, em suas respectivas áreas de atuação, os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública da Câmara Municipal de Jaguaré Estado do Espírito Santo.
Parágrafo único. A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo deverá propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, conforme o disposto no artigo 28, parágrafo único deste decreto.
Art. 35 A Comissão Avaliação de Documentos de Arquivo caberá consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria da Câmara Municipal de Jaguaré a cerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Câmara figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Art. 36 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo cabe a elaboração e atualização de Planos de Classificação de Documentos e de Tabelas de Temporalidade de Documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de seus respectivos órgãos.
§ 1º A proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim dos órgãos da Administração Geral da Câmara Municipal deverá ser encaminhada a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo.
§ 2º Ao Arquivo da Câmara Municipal de Jaguaré, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos da Câmara Municipal de Jaguaré, caberá o reexame, a qualquer tempo, das Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Art. 37 Para garantir a efetiva aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos, a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo deverá solicitar as providências necessárias para sua inclusão nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos órgãos.
Seção IX
Disposições Finais
Art. 38 A Comissão de Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo compete, sempre que solicitado, dar orientação técnica na área arquivística às Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo para elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Art. 39 Ao Arquivo da Câmara Municipal de Jaguaré caberá decidir sobre a conveniência e a oportunidade de transferências e recolhimentos de documentos ao seu acervo.
Parágrafo único. As transferências e os recolhimentos deverão obedecer aos cronogramas definidos pelo próprio Arquivo da Câmara Municipal.
Art. 40 As disposições desta Lei aplicam-se também aos documentos arquivísticos eletrônicos, nos termos da lei.
Art. 41 Este decreto será regulamento por meio de Instrução Normativa
Art. 42 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Gabinete do Prefeito Municipal de Jaguaré, aos vinte e seis dias do mês de agosto do ano de dois mil e vinte e um.
MARCOS ANTÔNIO GUERRA WANDERMUREM
PREFEITO
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Jaguaré.
ANEXO I
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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(Nome do órgão produtor) COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº _ _ /_ _ Função: Subfunção: Atividade: Série documental: Datas-limite: Quantidade (n.º de caixas ou metros lineares): Observações complementares:
Função: Subfunção: Atividade: Série documental: Datas-limite: Quantidade (n.º de caixas ou metros lineares): Observações complementares:
Total de caixas = Total de metros lineares =
Local e Data
(Nome e assinatura do (a) Coordenador(a) da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso) |
ANEXO II
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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[Nome do órgão produtor] COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº_ _ /_ _ _ _
O(A) Coordenador(a) da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, instituída pela(o) (Resolução/Portaria/Ato nº _ _), publicada(o) no Diário Oficial do Estado dos Municípios de _ _/_ _ /_ _ , De acordo com a Relação de Eliminação de Documentos nº __/_ _ _ _ e em conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos aprovadas e oficializadas, faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30º dia subsequente à data de publicação deste Edital, a(o) [Nome do Órgão/Entidade/Empresa] eliminará os documentos abaixo relacionados. Os interessados poderão requerer às suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso.
Função: Subfunção: Atividade: Série documental: Datas-limite: Quantidade (nº de caixas ou metros lineares): Observações complementares:
Função: Subfunção: Atividade: Série documental: Datas-limite: Quantidade (nº de caixas ou metros lineares): Observações complementares:
Total de caixas = Total de metros lineares = |
ANEXO III
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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(Nome do órgão produtor) COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS n.º _ _/_ _
Aos _ _ _ dias do mês de _ _ _ do ano de _ _ _ , o [indicar o nome do Órgão/Entidade/Empresa], em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos aprovada pelo [indicar o ato normativo que a oficializou] [quando se tratar da eliminação de documentos que não constem na Tabela de Temporalidade de Documentos oficializada e foi aprovada pelo Arquivo Público da Câmara Municipal, a redação será: em conformidade com a Relação de Eliminação de Documentos aprovada pelo Coordenador da Unidade do Arquivo Público da Câmara Municipal de Jaguaré/ES no Ofício nº _ _, de_ _ /_ _/ ], procedeu à eliminação dos documentos abaixo relacionados:
Função: Subfunção: Atividade: Série documental: Datas-limite: Quantidade (nº de caixas ou metros lineares): Observações complementares:
Função: Subfunção: Atividade: Série documental: Datas-limite: Quantidade (nº de caixas ou metros lineares): Observações complementares:
(Nome e assinatura do representante da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso que presenciou a eliminação dos documentos) |